1. Introducción:
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones (Pymes y medianas empresas, en menor medida). Es un componente de la Suit Informatica Microsoft Office (Paquete Office). Posee una interfaz gráfica simple, pueden ser consultadas por otros programas, y permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.
Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clic de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado, ordenar libros, archivar documentación, etc.
2. Base de Datos
Para crear una nueva base de datos debemos:
- Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo. Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.
- Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.
- Para cambiar la ubicación establecida por defecto, se hace un clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto
- Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.
- Con el botón Crear para crear la base de datos. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.
- Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
- Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
- De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
- Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar.
- Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.
- Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
- Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.
- En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
- Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los
clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de
ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la
tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de
éstos.
- El término base de datos fue
acuñado por primera vez en 1963, en un simposio
celebrado en California.
- De forma sencilla podemos indicar que una base de
datos no es
más que un conjunto de información y datos relacionados que se encuentran
agrupados, estructurados y almacenados, organizados
independientemente en una máquina, accesibles en tiempo real,
compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de acceder
a datos diferentes y no predecibles en el tiempo.
- El archivo por
sí mismo, no constituye una base de datos,
sino más bien la forma en que está organizada la
información es la que da origen a la base
de datos. Los problemas
expuestos como encontrar a un paciente en una lista predeterminada, se pueden resolver creando una base de
datos informatizada.
1. Independencia de datos y tratamiento.
- Cambio en datos no implica cambio en programas y viceversa (Menor coste de mantenimiento).
- Están estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene.
- Coherencia de resultados.
- Presentan la menor redundancia posible:
-
- Acciones logicamente unicas.
- Se evita inconsistencia.
- Mejora en la disponibilidad de datos
- No hay dueño de datos (No igual a ser publicos).
-
- Ni aplicaciones ni usuarios.
- Guardamos descripción (Idea de catalogos).
- Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.
- Cumplimiento de ciertas normas.
- Restricciones de seguridad.
-
- Accesos (Usuarios a datos).
- Operaciones (Operaciones sobre datos).
- Otras ventajas:
- Más efiente gestión de almacenamiento.
2.2. Tipos de Datos
Campo: unidad básica de
una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de
una persona, lugar, etc.
- Los
nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y
caracteres especiales.
- No pueden llevar puntos, ni signos de
exclamación o corchetes.
- Si pueden tener espacios en
blanco en el medio.
- La descripción de un campo, permite
aclarar información referida a los nombres del campo.
- El
tipo de campo, permite especificar el tipo de información
que cargaramos en dicho campo.
Registro: es el conjunto de
información referida a una misma persona u objeto, siendo un registro algo así como una
ficha.
Campo clave: campo que permite identificar y localizar
un registro de manera ágil y organizada.
Propiedades generales de los campos:
PROPIEDAD
|
DESCRIPCIÓN
|
TIPO DE CAMPO
|
| Tamaño del campo | Permite establecer la longitud máxima de un campo de texto numérico. | Texto, numérico, contador |
| Formato | Permite determinar la apariencia de presentación de los datos, utilizando los formatos predefinidos o nuestros propios formatos | Todos, excepto OLE y Memo |
| Lugares decimales | Permite especificar el número de cifras decimales para mostrar los números. | Numérico y moneda |
| Máscara de entrada | Permite controlar y filtrar los caracteres o valores que los usuarios introducen en un control de cuadro de texto, evitando errores y facilitando su escritura. | Texto, numérico, fecha/hora, moneda |
| Título | Permite definir una etiqueta de campo predeterminada para un formularios o informe | Todos |
| Valor predeterminado | Introduce en el campo un valor cuando se agregan nuevos registros (long. Máx. 255 caracteres) | Todos, excepto OLE y contador |
| Regla de validación | Permite escribir la condición que deben satisfacer los datos introducidos para ser aceptados | Todos, excepto OLE y contador |
| Texto de validación | Define el texto del mensaje que se visualiza cuando los datos no cumplen las condiciones enumerdas en la regla de validación | Todos excepto OLE y contador |
| Requerido | Permite especificar si es necesario que exista un valor en un campo. | Todos excepto contador |
| Permitir longitud cero | Permite especificar si una cadena de longitud cero ("") es una entrada válida para el campo | Texto, memo |
| Indexado | Define un campo como índice o campo clave. | Texto, numérico, contador, fecha/hora. |
Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando
el campo y haciendo clic en la propiedad
deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte
inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.
Access tiene una configuración predeterminada
para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. Sin duda
la más importante es el tamaño del campo, ya que
este nos permitirá hacer una estimación del espacio
ocupado por nuestra base de datos en el disco fijo.
Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:
Texto:
permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como
dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50
caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se
utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier
número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos
postales.
Memo:
se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access
recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar
el archivo.
. En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero sólo se tendrán en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.
Número:
para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del
tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En
resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirán funcionando perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido.
- Existe otra posibilidad que es el Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirán funcionando perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido.
- Existe otra posibilidad que es el Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
3. Creación de Tablas de Datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear.
En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
En el botón "Tabla" en "Vista Hoja de datos", consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
- Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.
- Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a "Elementos de aplicación", que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles, rellenándola con sus datos.
- Vista diseño
Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.
Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:
- En la pestaña se puede apreciar el nombre de la tabla (por defecto Tabla1).
- En la rejilla se definen las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
- En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo.
- Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo.
- Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal, la cual proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
- Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
. Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
. En la pestaña "Diseño de Herramientas de tabla", hacer clic sobre el botón "Clave principal" del grupo "Herramientas".
- A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
- Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración.
- Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el borón anterior
.
- Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal, ya que cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y salta error.
- Para guardar una tabla, podemos:
. Ir a la pestaña "Archivo" y elegir la opción "Guardar".
. O bien hacer clic sobre el botón "Guardar"
de la barra de "Acceso Rápido".
. Al no tener un nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
| Campos | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Código | Nombre | Apellidos | Dirección | C.P. | |
| Registro 1 | 1 | Luis | Grande Lilos | C/ Germanías, 23 | 46723 |
| Registro 2 | 2 | Marta | Fran Dardeno | C/ Mayor, 34 | 46625 |
| Registro 3 | 3 | Francisco | Juan López | C/ Valle, 56 | 46625 |
| Registro 4 | 4 | María | Huesca Buevo | C/ Franciscano, 67 | 46521 |
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear.
En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
En el botón "Tabla" en "Vista Hoja de datos", consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
- Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.
- Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a "Elementos de aplicación", que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles, rellenándola con sus datos.
- Vista diseño
Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.
- En la pestaña se puede apreciar el nombre de la tabla (por defecto Tabla1).
- En la rejilla se definen las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
- En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo.
- Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo.
- Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal, la cual proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
- Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
. Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
. En la pestaña "Diseño de Herramientas de tabla", hacer clic sobre el botón "Clave principal" del grupo "Herramientas".
- A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
- Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración.
- Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el borón anterior
. - Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal, ya que cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y salta error.
- Para guardar una tabla, podemos:
. Ir a la pestaña "Archivo" y elegir la opción "Guardar".
. O bien hacer clic sobre el botón "Guardar"
de la barra de "Acceso Rápido". . Al no tener un nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
- Se debe escribir el nombre de la tabla.
- Luego hacer clic sobre el botón Aceptar.
- Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una. si le decimos que:
- Sí: nos añade un campo de tipo autonumeración y lo define como clave principal.
- No: se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
- Luego hacer clic sobre el botón Aceptar.
- Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una. si le decimos que:
- Sí: nos añade un campo de tipo autonumeración y lo define como clave principal.
- No: se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
- Podemos cerrar una tabla de varias formas:
- Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.
- Hacer clic con el botón central del ratón sobre la pestaña con el nombre de la tabla. En algunos ratones el botón central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia arriba y hacia abajo.
- O bien hacer clic sobre el botón Cerrar
que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña.
- Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla.
- Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
- Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas, relacionándose de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).
- Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las consultas de información se especifican de forma sencilla.
- Las tablas son un medio de representar la información de una forma más compacta y es posible acceder a la información contenida en dos o más tablas.
- Las bases de datos relacionales están constituidas por una o más tablas que contienen la información ordenada de una forma organizada.
- Cumplen las siguientes leyes básicas:
- Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.
Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.
Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos.
Para crear relaciones en Access 2010 deberemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.
Este botón se encuentra también en:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos.
- Luego aparecerá el cuadro de diálogo "Mostrar Tabla" y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.
- Hacer clic con el botón central del ratón sobre la pestaña con el nombre de la tabla. En algunos ratones el botón central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia arriba y hacia abajo.
- O bien hacer clic sobre el botón Cerrar
que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña. 4. Relaciones
- Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla.
- Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
- Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas, relacionándose de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).
- Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las consultas de información se especifican de forma sencilla.
- Las tablas son un medio de representar la información de una forma más compacta y es posible acceder a la información contenida en dos o más tablas.
- Las bases de datos relacionales están constituidas por una o más tablas que contienen la información ordenada de una forma organizada.
- Cumplen las siguientes leyes básicas:
- Generalmente, contendrán muchas tablas.
- Una tabla sólo contiene un número fijo de campos.
- El nombre de los campos de una tabla es distinto.
- Cada registro de la tabla es único.
- El orden de los registros y de los campos no está determinados.
- Para cada campo existe un conjunto de valores posible.
- Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.
Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.
Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos.
Para crear relaciones en Access 2010 deberemos:
- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.
Este botón se encuentra también en:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos.
- Luego aparecerá el cuadro de diálogo "Mostrar Tabla" y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.
- Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL.
- Hacer clic sobre el botón Agregar.
- Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones,
- Hacer clic sobre el botón Cerrar.
- Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana, debemos añadir la tabla a la misma:
-Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
-Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.
- Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas:
. Añadir las tablas necesarias.
. Cerrar el cuadro de diálogo.
- Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: - Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
- Después podemos elegir entre:
. Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá.
O bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.
-Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.
- Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas:
. Añadir las tablas necesarias.
. Cerrar el cuadro de diálogo.
- Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: - Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
- Después podemos elegir entre:
. Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá.
O bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.
- Para modificar relaciones ya creadas hay que posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
- Hacer clic con el botón derecho sobre la línea que representa la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del
menú contextual que aparecerá,
- O bien, hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.
- Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.
- Realizar los cambios deseados.
- Hacer clic sobre el botón Aceptar.
- Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.
- Realizar los cambios deseados.
- Hacer clic sobre el botón Aceptar.
- Si lo que queremos es borrar la relación podemos:
- Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual.
- O bien, hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la
relación quedará seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.
- La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
5. Creación de Consultas. Vista SQL
- El SQL (Structured query language), lenguaje de consulta estructurado, es un lenguaje surgido de un Actualmente se ha convertido en un estándar de lenguaje de bases de datos, y la mayoría de los sistemas de bases de datos lo soportan, desde sistemas para ordenadores personales, hasta grandes ordenadores.
- Una de sus características es el manejo del álgebra y el cálculo relacional permitiendo efectuar consultas con el fin de recuperar de una forma sencilla información de interés de una base de datos, así como también hacer cambios sobre ella.
- Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.
- Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 47325.
- Por supuesto, a partir del estándar cada sistema ha desarrollado su propio SQL que puede variar de un sistema a otro, pero con cambios que no suponen ninguna complicación para alguien que conozca un SQL concreto, como el que vamos a ver aquí corespondiente al Access2000
- Como su nombre indica, el SQL nos permite realizar consultas a la base de datos. Pero el nombre se queda corto ya que SQL además realiza funciones de definición, control y gestión de la base de datos. Las sentencias SQL se clasifican según su finalidad dando origen a tres ‘lenguajes’ o mejor dicho sublenguajes:
- El DDL (Data Description Language), lenguaje de definición de datos, incluye órdenes para definir, modificar o borrar las tablas en las que se almacenan los datos y de las relaciones entre estas. (Es el que más varia de un sistema a otro)
- El DCL (Data Control Language), lenguaje de control de datos, contiene elementos útiles para trabajar en un entorno multiusuario, en el que es importante la protección de los datos, la seguridad de las tablas y el establecimiento de restricciones en el acceso, así como elementos para coordinar la compartición de datos por parte de usuarios concurrentes, asegurando que no interfieren unos con otros.
- El DML (Data Manipulation Language), lenguaje de manipulación de datos, nos permite recuperar los datos almacenados en la base de datos y también incluye órdenes para permitir al usuario actualizar la base de datos añadiendo nuevos datos, suprimiendo datos antiguos o modificando datos previamente almacenados.
- Una sentencia SQL es como una frase (escrita en inglés ) con la que decimos lo que queremos obtener y de donde obtenerlo. Todas las sentencias empiezan con un verbo (palabra reservada que indica la acción a realizar), seguido del resto de cláusulas, algunas obligatorias y otras opcionales que completan la frase. Todas las sentencias siguen una sintaxis para que se puedan ejecutar correctamente, para describir esa sintaxis utilizaremos un diagrama sintáctico como el que se muestra a continuación.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de SQL.
- Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión.
- Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
- Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
- Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
- Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
- También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
- También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
- El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior.
- Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta.
- La opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.
- Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
- Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
- Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.
- Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.
- Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.
- En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias.
- Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.
- Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.
- En el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
- Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño.
- En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila Total:
- Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila, ese valor le indicará a Access qué hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo:
- Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:
- Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.
- Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
- La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un formato más compacto como el siguiente:
- Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.
- Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes).
- Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.
- Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.
- En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale una cuadro de diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla.
- Puede que la configuración de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas.
- Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.
- Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.
Para crear una consulta de Creación de tabla:
- Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.
- Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.
- Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
- Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:
- Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:
- Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.
- Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo el nombre de la base de datos donde se creará la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar....
- Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta:
- La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección. En ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la única diferencia es que en la barra de título después del nombre de la consulta se pone consulta de creación de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón "Hoja de Propiedades" de la pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se creará:
- Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla elegir la Vista Hoja de datos (en el botón Ver), ya que esta opción nos permite ver el resultado de la consulta sin crear la nueva tabla. La opción Ejecutar, en cambio, hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta.
- Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta creación, también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
- Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, índices, etc.
- Este tipo de consulta es útil cuando tengamos tres campos cuyos valores podrían cruzarse para poder ver los datos de una forma más resumida.
- Después de crear una consulta de selección en la que estén incluidos los tres campos, en Vista Diseño haremos click en el Icono General.
- Algunas de las opciones que podemos encontrar en Total.
- En Tab ref Cruz indicaremos qué campos deseamos poner cómo encabezado de fila, encabezado de columna o mostrar su Valor, en el cruce de ambos.
- En Total indicaremos entre las diferentes opciones de agrupamiento que se nos muestran.
- Tras guardarla, para ejecutar la consulta haremos doble click con el botón izquierdo sobre ella, o bien click con el botón derecho y seleccionaremos Abrir.
=http://imageshack.us/photo/my-images/577/access2010consultasejec.jpg/][IMG]http://img577.imageshack.us/img577/6572/access2010consultasejec.jpg[/IMG][/URL]
- Según el ejemplo anterior, se mostrarían como encabezados de columnas los nombres de los artículos y como encabezados de filas sus códigos.
- En los cruces entre artículo y código, se muestran las existencias de cada uno de ellos.
- También se puede usar esta consulta usando varias tablas.
- Otra forma de crear una consulta de referencias cruzadas es creando la consulta de selección inicial con los campos a usar (como hemos visto antes) y en Vista Diseño hacer click en Ver y seleccionar Vista Tabla Dinámica
- Veremos una ventana como la siguiente, conteniendo en el cuadro de diálogo, los campos de la consulta de selección a partir de la cual estamos creando la actual consulta de referencias cruzadas:
- En este punto, tenemos que arrastrar el campo que deberá contener las filas hacia la parte izquierda y soltarlo donde pone Coloque campos de fila aquí.
- Despues arrastraremos el campo que corresponda hacia la parte superior y lo soltaremos en Coloque campos de columna aquí.
- Después arrastremos el campo que contiene los datos hacia la parte central y lo soltaremos en Coloque campos de totales o campos detallados aquí.
- En caso de tener un campo para usar como filtro, lo arrastraremos hacia la parte superior y lo soltaremos en Coloque campos de filtro aquí.
Crear consulta de datos anexados
- Esta consulta es usada para copiar datos de una tabla a otra, por medio de un criterio en caso de ser necesario.
Primeramente crearemos una consulta con la tabla que contiene los datos que queremos copiar y estableceremos Criterios si así lo necesitamos, tal y como se muestra en la imagen de la derecha. - Después haremos click en el icono Anexar y veremos una ventana como mostrada abajo, en la que indicaremos cuál es la tabla en la que queremos copiar los datos.
- Las palabras que aparecen en mayúsculas son palabras reservadas se tienen que poner tal cual y no se pueden utilizar para otro fin, por ejemplo, en el diagrama de la figura tenemos las palabras reservadas SELECT, ALL, DISTINCT, FROM, WHERE.
- Las palabras en minúsculas son variables que el usuario deberá sustituir por un dato concreto. En el diagrama tenemos nbcolumna, expresion-tabla y condicion-de-busqueda.
- Una sentencia válida se construye siguiendo la línea a través del diagrama hasta el punto que marca el final. Las líneas se siguen de izquierda a derecha y de arriba abajo. Cuando se quiere alterar el orden normal se indica con una flecha.
- ¿Cómo se interpretaría el diagrama sintáctico de la figura?
- Hay que empezar por la palabra SELECT, después puedes poner ALL o bien DISTINCT o nada, a continuación un nombre de columna, o varios separados por comas, a continuación la palabra FROM y una expresión-tabla, y por último de forma opcional puedes incluir la cláusula WHERE con una condición-de-búsqueda.
- Por ejemplo:
SELECT ALL col1,col2,col3 FROM mitabla
SELECT col1,col2,col3 FROM mitabla
SELECT DISTINCT col1 FROM mitabla
SELECT col1,col2 FROM mitabla WHERE col2 = 0
- Todas estas sentencias se podrían escribir y no darían lugar a errores sintácticos.
- Cuando una palabra opcional está subrayada, esto indica que ese es el valor por defecto ( el valor que se asume si no se pone nada). En el ejemplo anterior las dos primeras sentencias son equivalentes (en el diagrama ALL aparece subrayada).
Cómo se crea una sentencia SQL en ACCESS
- Para crear y después ejecutar una sentencia SQL en Access, lo fácil es utilizar la ventana SQL de las consultas.
- Para crear una consulta de selección, seguir los siguientes pasos:
1- Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
2- Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la izquierda de la ventana de la base de datos.
3- Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.
4- Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
6- Seleccionar Vista Diseño.
7- Hacer clic sobre el botón Aceptar.
8- Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
9- Como no queremos utilizar el generador de consultas sino escribir nuestras propias sentencias SQL, no agregamos ninguna tabla.
10- Hacer clic sobre el botón Cerrar.
11- Aparecerá la ventana de diseño de consultas:
12- Hacer clic sobre el botón "SQL↓"este botón es el que permite elegir la vista de la consulta, puede adoptar una de estas tres formas.
13- Al apretar el botón cerrar de la pantalla anterior se abre esta ventana donde introducimos la sentencia SQL.
14- Una vez escrita sólo nos queda ver si está bien hecha
15- Hacer clic sobre el botón ! de la barra de herramientas para ejecutar la sentencia.
16- Si nos hemos equivocado a la hora de escribir la sintaxis, Access nos saca un mensaje de error y muchas veces el cursor se queda posicionado en la palabra donde ha saltado el error. Ojo, a veces el error está antes o después de donde se ha quedado el cursor.
17- Si no saca ningún mensaje de error, esto quiere decir que la sentencia respeta la sintaxis definida, pero esto no quiere decir que la sentencia esté bien, puede que no obtenga lo que nosotros queremos, en este caso habrá que rectificar la sentencia
18- Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón "Guardar" de la barra de herramientas.
5.1. Consultas de resumen
- En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias.
- Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.
- Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.
- En el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
- Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño.
- En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila Total:
- Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila, ese valor le indicará a Access qué hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo:
- Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:
5.2. Consultas de Referencias Cruzadas
- Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.
- Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
- La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un formato más compacto como el siguiente:
- Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.
- Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes).
- Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.
5.3. Consultas de Accion
- Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.
- En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale una cuadro de diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla.
- Puede que la configuración de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas.
- Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.
- Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.
Para crear una consulta de Creación de tabla:
- Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.
- Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.
- Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
- Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:
- Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:
- Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.
- Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo el nombre de la base de datos donde se creará la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar....
- Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta:
- La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección. En ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la única diferencia es que en la barra de título después del nombre de la consulta se pone consulta de creación de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón "Hoja de Propiedades" de la pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se creará:
- Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla elegir la Vista Hoja de datos (en el botón Ver), ya que esta opción nos permite ver el resultado de la consulta sin crear la nueva tabla. La opción Ejecutar, en cambio, hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta.
- Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta creación, también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
- Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, índices, etc.
Crear consulta de referencias cruzadas
- Este tipo de consulta es útil cuando tengamos tres campos cuyos valores podrían cruzarse para poder ver los datos de una forma más resumida.
- Después de crear una consulta de selección en la que estén incluidos los tres campos, en Vista Diseño haremos click en el Icono General.
- Algunas de las opciones que podemos encontrar en Total.
| Cuenta | Muestra el número de coincidencias encontradas. |
| Min | Muestra el valor más bajo de los encontrados. |
| Max | Muestra el valor más alto de los encontrados. |
| Suma | Muestra la suma de los valores encontrados. |
| Promedio | Muestra la media de la suma de todos los valores. |
| Primero | Muestra sólo el primero de los valores hallados. |
| Ultimo | Muestra sólo el último de los valores hallados. |
- En Tab ref Cruz indicaremos qué campos deseamos poner cómo encabezado de fila, encabezado de columna o mostrar su Valor, en el cruce de ambos.
- En Total indicaremos entre las diferentes opciones de agrupamiento que se nos muestran.
- Tras guardarla, para ejecutar la consulta haremos doble click con el botón izquierdo sobre ella, o bien click con el botón derecho y seleccionaremos Abrir.
=http://imageshack.us/photo/my-images/577/access2010consultasejec.jpg/][IMG]http://img577.imageshack.us/img577/6572/access2010consultasejec.jpg[/IMG][/URL]
- Según el ejemplo anterior, se mostrarían como encabezados de columnas los nombres de los artículos y como encabezados de filas sus códigos.
- En los cruces entre artículo y código, se muestran las existencias de cada uno de ellos.
- También se puede usar esta consulta usando varias tablas.
- Otra forma de crear una consulta de referencias cruzadas es creando la consulta de selección inicial con los campos a usar (como hemos visto antes) y en Vista Diseño hacer click en Ver y seleccionar Vista Tabla Dinámica
- Veremos una ventana como la siguiente, conteniendo en el cuadro de diálogo, los campos de la consulta de selección a partir de la cual estamos creando la actual consulta de referencias cruzadas:
- En este punto, tenemos que arrastrar el campo que deberá contener las filas hacia la parte izquierda y soltarlo donde pone Coloque campos de fila aquí.
- Despues arrastraremos el campo que corresponda hacia la parte superior y lo soltaremos en Coloque campos de columna aquí.
- Después arrastremos el campo que contiene los datos hacia la parte central y lo soltaremos en Coloque campos de totales o campos detallados aquí.
- En caso de tener un campo para usar como filtro, lo arrastraremos hacia la parte superior y lo soltaremos en Coloque campos de filtro aquí.
Crear consulta de datos anexados
- Esta consulta es usada para copiar datos de una tabla a otra, por medio de un criterio en caso de ser necesario.
Primeramente crearemos una consulta con la tabla que contiene los datos que queremos copiar y estableceremos Criterios si así lo necesitamos, tal y como se muestra en la imagen de la derecha. - Después haremos click en el icono Anexar y veremos una ventana como mostrada abajo, en la que indicaremos cuál es la tabla en la que queremos copiar los datos.
6. Sentencias (Sintaxis SELECT)
- Las palabras que aparecen en mayúsculas son palabras reservadas se tienen que poner tal cual y no se pueden utilizar para otro fin, por ejemplo, en el diagrama de la figura tenemos las palabras reservadas SELECT, ALL, DISTINCT, FROM, WHERE.
- Las palabras en minúsculas son variables que el usuario deberá sustituir por un dato concreto. En el diagrama tenemos nbcolumna, expresion-tabla y condicion-de-busqueda.
- ¿Cómo se interpretaría el diagrama sintáctico de la figura?
- Hay que empezar por la palabra SELECT, después puedes poner ALL o bien DISTINCT o nada, a continuación un nombre de columna, o varios separados por comas, a continuación la palabra FROM y una expresión-tabla, y por último de forma opcional puedes incluir la cláusula WHERE con una condición-de-búsqueda.
- Por ejemplo:
SELECT ALL col1,col2,col3 FROM mitabla
SELECT col1,col2,col3 FROM mitabla
SELECT DISTINCT col1 FROM mitabla
SELECT col1,col2 FROM mitabla WHERE col2 = 0
- Todas estas sentencias se podrían escribir y no darían lugar a errores sintácticos.
- Cuando una palabra opcional está subrayada, esto indica que ese es el valor por defecto ( el valor que se asume si no se pone nada). En el ejemplo anterior las dos primeras sentencias son equivalentes (en el diagrama ALL aparece subrayada).
Cómo se crea una sentencia SQL en ACCESS
- Para crear y después ejecutar una sentencia SQL en Access, lo fácil es utilizar la ventana SQL de las consultas.
- Para crear una consulta de selección, seguir los siguientes pasos:
1- Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
2- Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la izquierda de la ventana de la base de datos.
3- Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.
4- Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
6- Seleccionar Vista Diseño.
7- Hacer clic sobre el botón Aceptar.
8- Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
9- Como no queremos utilizar el generador de consultas sino escribir nuestras propias sentencias SQL, no agregamos ninguna tabla.
10- Hacer clic sobre el botón Cerrar.
11- Aparecerá la ventana de diseño de consultas:
12- Hacer clic sobre el botón "SQL↓"este botón es el que permite elegir la vista de la consulta, puede adoptar una de estas tres formas.
13- Al apretar el botón cerrar de la pantalla anterior se abre esta ventana donde introducimos la sentencia SQL.
14- Una vez escrita sólo nos queda ver si está bien hecha
15- Hacer clic sobre el botón ! de la barra de herramientas para ejecutar la sentencia.
16- Si nos hemos equivocado a la hora de escribir la sintaxis, Access nos saca un mensaje de error y muchas veces el cursor se queda posicionado en la palabra donde ha saltado el error. Ojo, a veces el error está antes o después de donde se ha quedado el cursor.
17- Si no saca ningún mensaje de error, esto quiere decir que la sentencia respeta la sintaxis definida, pero esto no quiere decir que la sentencia esté bien, puede que no obtenga lo que nosotros queremos, en este caso habrá que rectificar la sentencia
18- Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón "Guardar" de la barra de herramientas.
6.1.Complementos
Formularios:
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes:
Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Páginas:
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web
diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una
intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.
Macros:
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.
Módulos:
Un módulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.
Realmente se trata de programación con Access.
7. Ejemplos
Relaciones:
Tablas de Datos:
Formularios:
Consultas:
Consulta de Selección (paso a paso):
2.
Criterio de Modo Dinámico + Condiciones
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Consulta específicas de SQL:
Consulta Mediante Asistente:
Consultas com Campos Calculados:
- Es posible crear en una consulta de Access, campos que hagan cálculos sobre otros.
- Para ello, en Campo introduciremos entre corchetes los nombres de los campos a que hagamos referencia.
-Detrás de los campos introduciremos el texto que se mostrará como encabezado de la columna seguido de dos puntos ":".
Según el ejemplo, al ejecutar la consulta se mostraría algo como lo siguiente:
Consulta de Acción:
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
- Para ello, en Campo introduciremos entre corchetes los nombres de los campos a que hagamos referencia.
-Detrás de los campos introduciremos el texto que se mostrará como encabezado de la columna seguido de dos puntos ":".
Según el ejemplo, al ejecutar la consulta se mostraría algo como lo siguiente:
Consulta de Acción:
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
FUENTES:
http://www.aprender-informatica.com/microsoft-access-2010/microsoft-access-2010-consultas-crear-usando-asistente-campos-calculados-modificar.php
http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada
http://www.aulaclic.es/access-2010/index.htm
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